Cách nhúng Google Form (và không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng từ trang liên hệ)
Biểu mẫu liên hệ đáng tin cậy chính là một kênh đón khách hàng tiềm năng. Dưới đây là cách nhúng Google Forms, nhận email cảnh báo cho mỗi lượt gửi và tự động lưu câu trả lời vào Google Sheets.
Vì sao biểu mẫu liên hệ quan trọng (rất quan trọng)
Biểu mẫu liên hệ là một trong những điểm chạm thể hiện nhu cầu rõ nhất trên trang web. Người điền biểu mẫu đang chủ động muốn trao đổi với bạn. Vì vậy độ tin cậy rất quan trọng: nếu biểu mẫu tự xây có một lỗi nhỏ, lỗi mạng, vướng bộ lọc thư rác hoặc trục trặc khi triển khai backend, bạn sẽ không nhận được thông báo lỗi nào, mà chỉ âm thầm bỏ lỡ khách hàng tiềm năng.
Với nhiều đội ngũ, cách dễ nhất để giảm rủi ro lỗi là dùng một nền tảng biểu mẫu trực tuyến đã được kiểm chứng, vốn đã lo sẵn phần gửi dữ liệu, thông báo và lưu trữ. Hai lựa chọn tốt là Google Forms và Tally (phương án thay thế).
Bước 1: Tạo Google Form cho trang liên hệ
Tạo biểu mẫu với các trường cơ bản (giữ ngắn gọn để có nhiều lượt gửi nhất):
- Họ và tên
- Email (bắt buộc)
- Công ty (không bắt buộc)
- Nội dung (bắt buộc)
Trong phần cài đặt biểu mẫu, hãy cân nhắc bật "Collect email addresses" để luôn có địa chỉ trả lời đáng tin cậy và để tính năng gửi bản sao câu trả lời hoạt động (xem thêm bên dưới).
Bước 2: Nhúng Google Form vào trang web
Trong Google Forms, mở biểu mẫu và nhấn Send → chọn tùy chọn <> Embed HTML. Google sẽ tạo một iframe để bạn dán vào trang liên hệ.
Một đoạn mã nhúng thông thường trông như sau (thay URL bằng URL nhúng của biểu mẫu bạn tạo):
<iframe
src="https://docs.google.com/forms/d/e/FORM_ID/viewform?embedded=true"
width="640"
height="800"
frameborder="0"
marginheight="0"
marginwidth="0">
Loading…
</iframe>Nếu muốn biểu mẫu tự co giãn theo màn hình, hãy đặt iframe trong một khung chứa và đặt chiều rộng iframe là 100% trong CSS của trang. (Chiều cao thường là một giá trị cố định; hãy thử trên điện thoại và điều chỉnh.)
Bước 3: Nhận thông báo email cho mỗi lượt gửi
Mục tiêu rất đơn giản: mỗi khi có người gửi biểu mẫu, một người trong đội của bạn cần biết ngay lập tức.
- Thông báo cho chủ biểu mẫu: trong biểu mẫu, vào Responses và bật "Get email notifications for new responses".
- Xác nhận cho người gửi (không bắt buộc): nếu thu thập địa chỉ email, bạn có thể bật gửi bản sao câu trả lời để người gửi nhận được một bản. Cách này giúp giảm những tin nhắn hỏi lại kiểu "bạn đã nhận được tin nhắn của tôi chưa?".
Nếu cần gửi thông báo đến hộp thư chung (như sales@) hoặc nhiều thành viên trong đội, bạn cũng có thể xử lý qua Google Sheet đã liên kết (phần tiếp theo) bằng bộ lọc, quy tắc chuyển tiếp hoặc tự động hóa quy trình.
Bước 4: Tự động lưu câu trả lời vào Google Sheets
Google Forms có thể tự động ghi mọi lượt gửi vào một bảng tính. Vào Responses → nhấn biểu tượng Sheets màu xanh lá → Create (hoặc chọn một bảng tính có sẵn).
Điều này quan trọng vì Sheets trở thành nguồn dữ liệu chuẩn duy nhất cho:
- Theo dõi khách hàng tiềm năng (trạng thái, người phụ trách, ghi chú, ngày liên hệ lại)
- Truy vết (mọi lượt gửi đều được ghi lại)
- Tự động hóa (gửi cảnh báo, đẩy sang CRM, báo vào Slack, v.v.)
Thiết lập biểu mẫu liên hệ nên dùng (để không mất khách hàng tiềm năng)
Nếu biểu mẫu liên hệ là kênh quan trọng (thường là vậy), đừng tự xây từ đầu trừ khi bạn có thể đầu tư cho độ tin cậy, giám sát, chống thư rác và khả năng email đến được hộp thư. Ngay cả một sự cố "nhỏ", như API bị hỏng, email bị chặn hay một lần triển khai lỗi, cũng có thể trực tiếp làm mất doanh thu.
Một cách làm thực tế, ít rủi ro:
- Nhúng Google Forms (nhanh, ổn định, dễ dùng)
- Bật thông báo email (biết ngay khi có lượt gửi)
- Liên kết với Google Sheets (theo dõi + tự động hóa)
Phương án thay thế: dùng Tally (tally.so)
Nếu muốn trải nghiệm biểu mẫu hiện đại hơn mà vẫn giữ độ tin cậy của một nền tảng biểu mẫu trực tuyến, Tally là một lựa chọn thay thế tốt. Tally cũng hỗ trợ nhúng và thường dễ tùy chỉnh hơn.
Lưu ý cho gói Enterprise: biểu mẫu liên hệ tùy chỉnh tại 9Pic AI
Một số tổ chức cần tích hợp sâu hơn: định tuyến vào CRM, thông báo theo SLA, yêu cầu về nơi lưu trữ dữ liệu hoặc kiểm tra dữ liệu nhập theo quy tắc riêng. Tại 9Pic AI, chúng tôi hỗ trợ biểu mẫu liên hệ tùy chỉnh cho gói Enterprise, để bạn giữ được trải nghiệm người dùng mong muốn mà vẫn đáp ứng yêu cầu về độ tin cậy và quy trình. Nếu bạn đang cân nhắc giải pháp này, trao đổi với đội ngũ của chúng tôi.
Kết luận
Nhúng Google Form là một trong những cách đơn giản nhất để mọi lượt gửi từ biểu mẫu liên hệ đều được ghi nhận, báo ngay và lưu trữ ổn định. Nếu muốn một phương án khác, Tally rất đáng cân nhắc. Còn nếu bạn cần một quy trình hoàn toàn tùy chỉnh, sẵn sàng cho doanh nghiệp lớn, chúng tôi có thể giúp.